Qué es y por qué funciona así
En México, una factura no es un documento que tú imprimes: es un archivo XML certificado por un tercero autorizado. Ese archivo se llama CFDI —Comprobante Fiscal Digital por Internet— y sin la certificación no existe fiscalmente, por bonito que se vea el PDF.
La pieza que a mucha gente le falta entender es ésta: el SAT no recibe tus facturas una por una. Delega la certificación en los PAC, proveedores autorizados que validan el comprobante, le ponen el sello del SAT y devuelven el archivo timbrado. De ahí viene casi toda la mecánica que sigue.
Cómo se emite una factura, paso a paso
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Se arma el comprobante
Emisor, receptor, conceptos, impuestos, forma y método de pago. Aquí es donde se cometen los errores que después rebotan.
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Se sella con tu CSD
Tu Certificado de Sello Digital firma el XML. Ese sello dice que el comprobante lo emitiste tú y que nadie lo alteró después.
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Se envía al PAC
El proveedor autorizado valida estructura, catálogos y reglas. Si algo no cuadra, lo rechaza antes de timbrar.
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El PAC timbra
Agrega el Timbre Fiscal Digital con el UUID, el folio fiscal único. En ese momento la factura existe ante el SAT.
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Se entrega al cliente
El XML timbrado es la factura. La representación impresa —el PDF— es una cortesía legible, no el comprobante.
Qué necesitas para emitir
- RFC activo y e.firma
- Tu identidad ante el SAT. La e.firma se usa para trámites y para la descarga masiva, no para timbrar.
- Un Certificado de Sello Digital
- El CSD es lo que firma cada comprobante. Se tramita ante el SAT, tiene vigencia y puede ser restringido si hay incumplimientos: el día que eso pasa, dejas de facturar.
- Un PAC
- Quien certifica. Se contrata por timbres y no todos cuestan ni responden igual. Poder elegirlo y cambiarlo importa más de lo que parece al firmar.
- Un sistema que arme bien el XML
- Que valide antes de enviar, que conozca los catálogos del SAT y que mantenga tus series y folios en orden.
Los comprobantes que casi nadie cubre completos
Emitir una factura de venta lo hace cualquier sistema. La diferencia aparece en los casos que traban la operación de verdad — y son más de los que parecen:
- CFDI 4.0
- Qué cambió, los cuatro datos del receptor y por qué te rechaza el PAC.
- Complemento de pago (REP)
- Cuándo estás obligado a emitirlo y qué lleva al cobrar una factura PPD.
- Carta Porte
- De ingreso o de traslado, y qué datos del viaje hay que declarar.
- CFDI de nómina
- Qué lleva el recibo, en qué plazo se timbra y cómo se corrige.
- CFDI de retenciones
- El comprobante aparte, incluidos pagos al extranjero y plataformas.
- Anticipos
- Cómo se llenan y cómo no terminar declarando el ingreso dos veces.
- Cancelación
- Los cuatro motivos, la sustitución, el acuse y hasta cuándo se puede.
- Factura global y autofacturación
- Los tickets del público en general, y por qué los dos temas van juntos.
- Contabilidad electrónica
- Catálogo, balanza y auxiliares: quién está obligado y cada cuándo.
- Importar CFDI
- Cargar los XML que ya tienes, propios y de proveedores.
- Descarga masiva del SAT
- Traer lo que existe a tu nombre, incluido lo que nadie te envió.
- RESICO
- Qué cambia al facturar en el régimen simplificado de confianza.
En qué fijarse al elegir un sistema de facturación electrónica
Casi todos los sistemas timbran. Lo que los separa aparece al tercer mes:
- Si el PAC es tuyo o del proveedor. Un sistema que te obliga a su PAC te fija el precio del timbre para siempre.
- Qué pasa cuando el PAC se cae. Poder tener uno de respaldo configurado no es lujo: es seguir facturando ese día.
- Cuántos complementos cubre de verdad. La lista de arriba es la prueba: casi todos cubren los tres primeros.
- Si la factura nace del documento o se captura aparte. Cuando la factura sale del pedido, y la póliza sale de la factura, deja de haber recaptura — y con ella, la mayoría de los errores.
- Si aguanta varias razones sociales. Casi ninguna empresa que crece se queda con una sola: ver multiempresa.
- Qué te llevas si te vas. Tus XML son tuyos. Que se puedan exportar completos no debería ser una conversación incómoda.
Cada uno de esos puntos da para una conversación entera. Los desarrollamos en las doce preguntas para elegir un sistema, y por caso concreto en ERP para pymes, facturación en la nube y facturar con inventario.
Cómo lo resuelve Solvrax
Solvrax no es un facturador con módulos alrededor: es un ERP donde la facturación es la salida natural de la operación, no una pantalla aparte donde hay que volver a teclear lo que ya estaba capturado.
- Tu PAC y tu CSD. Configuras el que ya tienes, y puedes dejar uno de respaldo para el día que el principal falle.
- Validación antes de timbrar, para que el rechazo se vea en tu pantalla y no consuma un viaje al PAC.
- Todos los comprobantes de la lista, incluidos los que casi nadie cubre: retenciones, Carta Porte, anticipos y contabilidad electrónica.
- Series y folios administrados por ti, con varias series por tipo de documento.
- Multiempresa desde el diseño: varias razones sociales en una sola cuenta, con sus datos separados.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la facturación electrónica?
Es el esquema con el que en México se comprueban fiscalmente las operaciones: la factura es un archivo XML certificado por un proveedor autorizado, llamado CFDI. El PDF que se envía al cliente es solo una representación legible; el comprobante fiscal es el XML timbrado.
¿Es obligatoria la facturación electrónica en México?
Sí. Desde hace más de una década la comprobación fiscal en México es exclusivamente electrónica: no existe la factura en papel con validez fiscal. Cualquier persona física o moral que realice actos gravados debe emitir CFDI.
¿Qué se necesita para emitir facturas electrónicas?
Cuatro cosas: RFC activo, un Certificado de Sello Digital vigente para firmar cada comprobante, un PAC que lo certifique, y un sistema que arme el XML correctamente. La e.firma se usa para trámites ante el SAT y para la descarga masiva, pero no para timbrar.
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica y CFDI?
En la práctica son lo mismo. «Factura electrónica» es el nombre coloquial y CFDI es el nombre técnico del comprobante. La diferencia útil es que el CFDI no se limita a las ventas: también hay CFDI de egreso, de traslado, de nómina y de pago.
¿Qué sistema de facturación electrónica conviene a una empresa?
Depende menos del precio del timbre que de tres cosas: si puedes usar y cambiar tu propio PAC, cuántos complementos cubre realmente —retenciones, Carta Porte, anticipos, contabilidad electrónica— y si la factura nace de la operación o hay que recapturarla. Un facturador suelto sale barato el primer mes y caro el primer año.
Temas relacionados
Viene incluido. La facturación electrónica es parte de la base de Solvrax: no se contrata aparte. Ver qué va incluido y qué se contrata.