Cancelar ya no es apretar un botón
Hubo un tiempo en que cancelar era unilateral e instantáneo. Hoy es un procedimiento: hay que declarar por qué se cancela, en varios casos señalar el comprobante que lo sustituye, y en muchos casos esperar a que el receptor acepte.
Los cuatro motivos
- 01 — Comprobante emitido con errores, con relación
- Hubo un error y sí habrá factura nueva. Exige indicar el folio fiscal del comprobante que sustituye al cancelado.
- 02 — Comprobante emitido con errores, sin relación
- Hubo un error y no habrá sustituto. Se cancela y ahí queda.
- 03 — No se llevó a cabo la operación
- La venta se facturó pero nunca ocurrió.
- 04 — Operación nominativa relacionada en una factura global
- El ticket ya estaba dentro de la factura global y después el cliente pidió su factura a nombre propio.
Elegir mal el motivo no es un detalle administrativo: el 01 obliga a tener ya emitido el sustituto, y por eso el orden de las operaciones importa.
El orden correcto cuando hay sustitución
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Emite la factura correcta
Primero el sustituto, señalando que se relaciona con el comprobante que vas a cancelar.
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Cancela la anterior con motivo 01
Indicando el folio fiscal del sustituto que acabas de emitir.
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Guarda el acuse
Es lo único que acredita la cancelación ante la autoridad y ante tu cliente.
Al revés no funciona: si cancelas primero, no tienes folio que señalar.
La aceptación del receptor
En varios supuestos la solicitud le llega al cliente, que acepta o rechaza. Si no responde dentro del plazo, opera la aceptación tácita y la cancelación procede.
Esto tiene una consecuencia operativa que muchos descubren tarde: una cancelación no es inmediata. Entre la solicitud y el estado final puede pasar tiempo, y en ese lapso el comprobante sigue vigente.
Sobre plazos y supuestos. Los plazos para cancelar, los casos que requieren aceptación y los que proceden sin ella los fija la normativa vigente y se han ajustado varias veces. Aquí describimos el mecanismo; confirma con tu contador los plazos aplicables a tu ejercicio.
Lo que más se rompe
- Cancelar sin sustituto cuando el motivo exigía uno, y quedarse sin poder facturar de nuevo limpio.
- Cancelar una factura que tiene un REP vigente. No procede: primero el complemento de pago, del más reciente al más antiguo, y después la factura.
- No conservar el acuse. Que tu sistema diga «cancelada» no prueba nada; el acuse sí.
- Cancelar sin darse cuenta de que ya se contabilizó, y dejar una póliza colgando de un folio muerto.
- Enterarse tarde de que un proveedor canceló una factura que tú ya dedujiste.
Cómo lo resuelve Solvrax
La cancelación es un flujo guiado, no un botón que dispara y reza. El sistema conoce el estado del documento y bloquea lo que no procede.
- Cancelación con motivo, y con el folio del sustituto cuando aplica.
- «Cancelar y crear nuevo»: emite el sustituto y cancela la anterior relacionándolos, en el orden correcto.
- Bloqueo de la cancelación de una factura con REP vigente, y regla del más reciente al más antiguo para los complementos.
- Descarga del acuse desde el propio documento, y queda guardado.
- Cancelación también para REP, nómina, retenciones y Carta Porte, cada uno por su vía.
- La descarga masiva detecta los comprobantes que tus proveedores cancelaron sin avisarte.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los motivos de cancelación de un CFDI?
Son cuatro: 01 comprobante emitido con errores con relación, cuando se sustituye por otro; 02 comprobante emitido con errores sin relación, cuando no habrá sustituto; 03 no se llevó a cabo la operación; y 04 operación nominativa relacionada en una factura global.
¿Cuándo tengo que emitir un comprobante que sustituya al cancelado?
Con el motivo 01. Ese motivo exige indicar el folio fiscal del comprobante que sustituye al cancelado, así que primero se emite el nuevo y luego se cancela el anterior señalándolo. Es el caso típico de una factura con un dato mal capturado.
¿El cliente tiene que aceptar la cancelación?
En varios supuestos sí: la solicitud le llega al receptor y él acepta o rechaza. Si no responde dentro del plazo, opera la aceptación tácita. Hay supuestos en los que la cancelación procede sin aceptación; los define la normativa vigente.
¿Para qué sirve el acuse de cancelación?
Es la única prueba de que el comprobante quedó efectivamente cancelado ante el SAT. Que tu sistema lo muestre como cancelado no acredita nada frente a la autoridad ni frente al cliente: el acuse sí.
¿Puedo cancelar una factura que ya tiene complemento de pago?
No mientras el REP siga vigente. Primero se cancela el complemento de pago y solo después la factura. Si hay varios REP sobre la misma factura, se cancelan del más reciente al más antiguo.