Qué es
Es la obligación de entregar tu contabilidad al SAT en archivos XML con un formato definido, en lugar de en papel o en el formato de tu sistema. No cambia cómo llevas la contabilidad: cambia cómo se la entregas.
Los cuatro archivos
- Catálogo de cuentas
- Tu plan de cuentas, cada una con su código agrupador del SAT. Se envía una vez y se actualiza cuando lo modificas.
- Balanza de comprobación
- Por periodo: saldo inicial, debe, haber y saldo final de cada cuenta. Es el envío recurrente. Existe la versión complementaria para corregir una ya entregada.
- Auxiliar de folios fiscales
- Relaciona cada movimiento de las pólizas con el UUID del CFDI que lo respalda. Se entrega a requerimiento.
- Auxiliar de cuentas
- El detalle de movimientos de cada cuenta en el periodo, con su saldo inicial y final. También a requerimiento.
Los dos primeros son envío periódico. Los auxiliares y las pólizas aparecen cuando hay una revisión, una compensación o una devolución — y es justo cuando no hay tiempo de construirlos a mano.
Sobre plazos y sujetos obligados. Quién debe enviar, con qué periodicidad y en qué fechas depende del régimen y del nivel de ingresos, y son reglas que se ajustan de un ejercicio a otro. Confírmalo con tu contador; aquí describimos qué se entrega, no cuándo te toca a ti.
El código agrupador
Tu catálogo puede tener la numeración que quieras. El agrupador es la traducción a una nomenclatura común: cada cuenta propia se asocia a un código estándar del SAT para que la autoridad pueda leer la contabilidad de cualquier empresa con el mismo criterio.
Es un trabajo que se hace una vez y se olvida — pero si está mal, todo lo que se envía después queda mal clasificado.
El problema real: que cuadre
Generar los XML es lo fácil; hay utilerías que lo hacen. Lo difícil es que lo que dicen coincida con lo demás:
- Que la balanza cuadre contra las pólizas.
- Que las pólizas apunten a UUID que existen y no están cancelados.
- Que los CFDI que emitiste y recibiste estén todos reflejados — incluidos los que se timbraron fuera del sistema.
- Que un CFDI cancelado después de contabilizado no deje una póliza colgando de un folio muerto.
Cuando la contabilidad se captura aparte de la operación, estas cuatro cosas se revisan a mano. Y en un requerimiento, a mano no alcanza.
Quién está obligado y cada cuándo se envía
No todos los contribuyentes envían lo mismo ni con la misma frecuencia, y ahí empieza la confusión. En términos generales las personas morales están dentro, y las personas físicas con actividad empresarial entran a partir de cierto nivel de ingresos; algunos regímenes simplificados quedan fuera precisamente por serlo.
Los tres envíos tienen ritmos distintos, y confundirlos es lo que provoca los requerimientos:
- El catálogo de cuentas
- Se manda una vez, y se vuelve a mandar solo cuando cambia. No es mensual.
- La balanza de comprobación
- Mensual, y una vez al año la complementaria del cierre, con los ajustes.
- Las pólizas y los auxiliares
- No se envían de rutina: se entregan cuando la autoridad los pide, en una revisión o para una devolución. Que no se manden no significa que no haya que tenerlos listos.
De cada envío queda un acuse. Es la prueba de que se cumplió y es lo primero que se pide cuando hay un requerimiento, así que guardarlo importa tanto como enviar.
Los umbrales y las excepciones cambian. Quién queda obligado según su régimen y su nivel de ingresos lo fija la normativa vigente. Confírmalo con tu contador antes de dar por hecho que tu empresa está dentro o fuera.
Cómo lo resuelve Solvrax
La póliza sale del documento, no de una captura posterior. Cuando facturas, cobras o recibes mercancía, el asiento se genera con la plantilla y las reglas de cuenta que configuraste — así que el folio fiscal ya viene amarrado desde el origen.
- Catálogo de cuentas con agrupador SAT, sembrado desde una plantilla base y editable.
- Pólizas automáticas por plantilla de evento y reglas de determinación de cuenta, con validación de cuadre.
- Balanza de comprobación en XML, normal y complementaria.
- Auxiliar de folios y auxiliar de cuentas en XML, generados del mismo origen.
- Reportes contables en pantalla: balanza, estado de resultados y balance.
- Cierre de período para que lo entregado ya no se mueva por debajo.
- Una pantalla de aptitud que revisa si la contabilidad está lista antes de generar los archivos.
Preguntas frecuentes
¿Qué archivos pide la contabilidad electrónica?
El catálogo de cuentas con su código agrupador y la balanza de comprobación se envían de forma periódica. Las pólizas y los auxiliares de folios y de cuentas se entregan cuando la autoridad los requiere, en una revisión, una compensación o una devolución.
¿Qué es el código agrupador del SAT?
Es una clasificación estándar que traduce tu catálogo de cuentas —que puede tener la numeración que tú quieras— a una nomenclatura común. Cada cuenta propia se asocia a un agrupador para que el SAT pueda leer la contabilidad de cualquier empresa con el mismo criterio.
¿Qué es una balanza complementaria?
Es la balanza que se envía para corregir o completar una previamente entregada del mismo periodo. Se identifica como complementaria y sustituye a la anterior en lo que corrige.
¿Qué son los auxiliares de folios y de cuentas?
El auxiliar de folios relaciona cada movimiento de las pólizas con el UUID del CFDI que lo respalda. El auxiliar de cuentas muestra el detalle de movimientos de cada cuenta con su saldo inicial y final en el periodo. Los dos se entregan a requerimiento de la autoridad.
¿Solvrax genera la contabilidad electrónica?
Sí. Genera el catálogo de cuentas con agrupador, la balanza de comprobación en XML —normal y complementaria— y los auxiliares de folios y de cuentas, a partir de las pólizas que el propio sistema arma desde los documentos ya capturados.
¿Quién está obligado a llevar contabilidad electrónica?
En términos generales, las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial a partir de cierto nivel de ingresos; algunos regímenes simplificados quedan fuera. Los umbrales y las excepciones los fija la normativa vigente y se han ajustado, así que conviene confirmar con el contador si tu caso está dentro antes de darlo por hecho.
¿Cada cuándo se envía la contabilidad electrónica?
Depende del archivo. El catálogo de cuentas se envía una vez y solo se repite cuando cambia. La balanza de comprobación es mensual, más una complementaria anual con los ajustes del cierre. Las pólizas y los auxiliares no se envían de rutina: se entregan cuando la autoridad los solicita, típicamente en una revisión o en una devolución.
¿Qué es el acuse de la contabilidad electrónica?
Es el comprobante que devuelve el SAT por cada envío aceptado. Es la única prueba de que se cumplió con la obligación en tiempo, y es lo primero que se pide ante un requerimiento, así que conservarlo importa tanto como haber enviado. Si un envío se rechaza, no hay acuse: la obligación sigue abierta aunque el archivo se haya subido.
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