Casi todo grupo termina con más de una
Una empresa opera, otra factura, una tercera renta los inmuebles, y de pronto son cuatro razones sociales con la misma administración detrás. La mayoría llega a ese punto sin haberlo planeado.
El problema no es fiscal — cada una cumple por separado —. El problema es operativo: la misma persona tiene que facturar, cobrar y cerrar el mes en cuatro lugares distintos.
Las tres salidas malas
- Una licencia por empresa
- El costo se multiplica, hay cuatro sistemas que actualizar y nadie ve el conjunto. Es la más cara y la más común.
- Todo en una sola, «separando por serie»
- Barata y peligrosa: los datos de dos contribuyentes distintos comparten base. Al primer requerimiento, separar lo que es de quién es un trabajo manual.
- Cada quien con lo suyo
- Una factura en Excel, otra en el portal del SAT, otra en un facturador. Funciona hasta que alguien se va y se lleva el conocimiento.
Lo que de verdad tiene que ser propio de cada empresa
Multiempresa bien hecho no es «un filtro por empresa en las consultas». Es que cada razón social tenga lo suyo de verdad:
- Datos fiscales y régimen propios.
- Su certificado de sello digital — son firmas distintas, no se comparten.
- Su PAC, que puede no ser el mismo que el de la empresa hermana.
- Sus series de folios y su numeración consecutiva.
- Sus catálogos, su cartera y su contabilidad, sin mezcla posible.
- Sus usuarios y permisos: quien factura en una no tiene por qué entrar a la otra.
Qué es un sistema de facturación multiempresa
El nombre suena a algo grande y en realidad describe un requisito muy concreto: que varias razones sociales convivan en una cuenta sin mezclarse. Convivir significa compartir la aplicación y los usuarios; no mezclarse significa que cada una conserva lo suyo.
Y lo suyo es más de lo que la gente supone. Cada razón social necesita sus propios datos fiscales, su Certificado de Sello Digital, sus series y folios —los consecutivos son por empresa, no globales—, su PAC, sus catálogos y su contabilidad. Compartir cualquiera de esos es un problema fiscal, no una comodidad.
Lo que sí se comparte es la gente: la misma persona atiende dos o tres empresas y debería cambiar entre ellas sin volver a entrar, con los permisos que le correspondan en cada una.
La prueba práctica para saber si un sistema es multiempresa de verdad: pregunta cuánto cuesta la segunda razón social. Si la respuesta es «otra licencia», no es multiempresa — son dos sistemas con el mismo nombre.
Cómo lo resuelve Solvrax
La separación por empresa está en la arquitectura, no en la disciplina del usuario. Y aun así se administra desde una sola cuenta.
- Cada empresa con lo suyo: datos fiscales, régimen, sucursales, CSD, PAC y series.
- Usuarios por empresa y sucursal, con permisos granulares por apartado y por acción — hasta el nivel de quién puede timbrar o cancelar.
- Módulos contratados por empresa: la comercializadora lleva inventario y la de servicios no, sin pagar por lo que no usa.
- Contabilidad independiente por empresa, con su catálogo, sus pólizas y su contabilidad electrónica.
- Alta de empresas desde la propia plataforma, que siembra catálogos y permisos base para no empezar de cero cada vez.
- Tablero por usuario, que muestra solo lo que su permiso le deja ver.
El caso del despacho contable
Es el mismo mecanismo con otro nombre: cada cliente es una empresa con sus datos y sus permisos. Desde una sola cuenta se lleva la contabilidad electrónica y la descarga masiva del SAT de varios contribuyentes, sin que ninguno vea lo del otro.
Preguntas frecuentes
¿Cada empresa lleva su propio certificado y su propio PAC?
Sí. El certificado de sello digital y el PAC se configuran por empresa, igual que los datos fiscales, el régimen y las series de folios. Son razones sociales distintas ante el SAT y el sistema las trata como tales.
¿Se pueden mezclar los datos de una empresa con los de otra?
No. Cada empresa tiene sus propios catálogos, documentos, cartera y contabilidad. La separación es del sistema, no una convención de uso: un usuario ve la empresa a la que tiene acceso.
¿Puedo dar acceso a alguien solo a una de las empresas?
Sí. Los usuarios se asignan por empresa y sucursal, y los permisos son granulares por apartado y por acción, así que el contador externo puede ver la contabilidad de una empresa sin tocar las ventas de otra.
¿Todas las empresas tienen que contratar los mismos módulos?
No. Los módulos se contratan por empresa, así que la comercializadora puede llevar inventario y la de servicios no, sin pagar por lo que no usa.
¿Sirve para un despacho que lleva varios clientes?
Sí, es el mismo mecanismo: cada cliente es una empresa con sus datos y sus permisos. Desde una sola cuenta se puede llevar la contabilidad electrónica y la descarga masiva del SAT de varios contribuyentes.
¿Qué es un sistema de facturación electrónica multiempresa?
Es aquel donde varias razones sociales conviven en una sola cuenta sin mezclar sus datos. Cada una conserva sus datos fiscales, su Certificado de Sello Digital, sus series y folios —los consecutivos son por empresa—, su PAC y su contabilidad. Lo que se comparte es la aplicación y las personas, que cambian de empresa sin volver a entrar.
¿Cada razón social necesita su propio CSD y sus propias series?
Sí. El Certificado de Sello Digital pertenece al RFC que factura, así que no se comparte entre empresas. Y los folios son consecutivos por serie y por empresa: dos razones sociales compartiendo numeración es un problema fiscal. Un sistema multiempresa serio los mantiene separados sin que nadie tenga que vigilarlo.
¿Cuánto cuesta agregar una segunda empresa?
Es la pregunta que distingue un sistema multiempresa de dos sistemas con el mismo nombre. Si la respuesta es «otra licencia», estás pagando dos veces por lo mismo y vas a tener dos lugares donde buscar. En Solvrax la segunda razón social no cuesta un sistema nuevo.