Por qué importa
Cambiar de sistema no empieza en cero. Traes años de comprobantes: los que te emitieron tus proveedores y los que emitiste tú desde el portal del SAT o desde el facturador anterior.
Si esos comprobantes se quedan fuera, el sistema nuevo arranca ciego: la cartera no cuadra, la contabilidad no tiene respaldo y la conciliación contra el SAT marca diferencias que no son diferencias reales.
Qué tiene que hacer bien una importación
- No volver a timbrar
- El comprobante ya tiene UUID. Importarlo solo lo registra, con los importes exactos del XML. No se re-sella, no consume cuota del PAC.
- No duplicar
- El UUID es único. Debe usarse como llave para que reintentar una carga fallida sea seguro y no acabes con la misma factura dos veces.
- Deducir la dirección sola
- Si tu RFC es el receptor, es compra; si es el emisor, es una venta timbrada fuera. Se deduce del XML, no se pregunta.
- Validar el sello
- Además de la estructura contra el esquema del SAT, verificar el sello del emisor: es lo que acredita que el XML no fue alterado después de timbrarse.
- Dejar la cartera al día
- Una factura de proveedor a crédito debe generar su cuenta por pagar. Si no, importaste papeles, no información.
Los casos que se atoran
- El proveedor no está en tu catálogo. Hay que darlo de alta con los datos del propio XML, no abortar la carga.
- Los productos no coinciden con tu catálogo. Las partidas entran como concepto libre, conservando la clave del SAT y el número de identificación del emisor; forzar el emparejamiento inventa datos.
- El XML viene con su PDF. Hay que emparejarlos y guardar el PDF original: al consultarlo se debe ver ese, no una representación regenerada que no coincide con lo que firmó el emisor.
- Archivos sueltos, carpetas o un ZIP, según de dónde vengan. Obligar a un solo formato es tirarle el problema al usuario.
- Versiones anteriores del CFDI en el histórico, que el parser tiene que reconocer.
Una regla que ahorra disgustos: un CFDI importado no debe tocar inventario. Es un registro histórico, no una operación que está ocurriendo. Si la importación mueve existencias, el almacén queda inservible.
Los XML de tus proveedores
Importar no es solo subir lo que tú emitiste. La mitad del valor está en el otro lado: los CFDI que recibes, que hoy suelen vivir en un correo, una carpeta compartida y el escritorio de alguien.
Un XML de proveedor cargado al sistema deja de ser un archivo y pasa a ser un dato: alimenta las cuentas por pagar, permite cotejar contra el pedido, y sobre todo hace posible saber después si ese comprobante sigue vigente. Un proveedor puede cancelar una factura que tú ya dedujiste, y sin el XML en el sistema nadie se entera hasta que llega el requerimiento.
Por eso la importación y la descarga masiva se complementan: la primera trae lo que ya tienes en la mano; la segunda trae lo que existe a tu nombre ante el SAT, incluido lo que nunca te enviaron.
Cómo lo resuelve Solvrax
La importación es en dos fases: primero analiza y te enseña qué va a pasar, y solo si estás de acuerdo confirma. Nada se escribe a ciegas.
- Análisis previo: validación contra el esquema del SAT, verificación del sello, pertenencia por RFC y vista previa de la cartera que se va a generar.
- Por lote: archivo comprimido, archivos sueltos o carpetas completas — uno o cientos, el mismo camino.
- Sin duplicar, por UUID único por empresa.
- El proveedor se da de alta desde el XML si no existe.
- PDF acompañante emparejado y guardado; al consultarlo se sirve el original, no uno regenerado. Si no traía PDF, el sistema pregunta si quieres generarlo.
- Marcado como recibido: no se re-timbra ni consume cuota, y no toca inventario.
- La descarga masiva del SAT usa este mismo camino, así que lo bajado del SAT y lo cargado a mano entran igual.
Preguntas frecuentes
¿Importar un CFDI lo vuelve a timbrar?
No, y no debe hacerlo. El comprobante ya está timbrado y tiene su UUID: importarlo solo lo registra en el sistema con los importes exactos del XML. No se re-sella, no se re-timbra y no consume cuota del PAC.
¿Qué pasa si importo dos veces el mismo archivo?
No debe duplicarse. El UUID es único por comprobante, así que un sistema bien hecho lo usa como llave y rechaza o ignora el repetido. Es la garantía de que puedes reintentar una carga fallida sin miedo.
¿Cómo sabe el sistema si es una compra o una venta?
Por el RFC. Si tu empresa es el receptor del comprobante, es una compra; si es el emisor, es una venta que se timbró fuera del sistema. La dirección se deduce del XML, no se pregunta.
¿Se valida que el XML sea auténtico?
Debe validarse. Además de la estructura contra el esquema del SAT, se verifica el sello del emisor, que es lo que acredita que el comprobante no fue alterado después de timbrarse.
¿Solvrax importa CFDI por lote?
Sí, en archivo comprimido o arrastrando archivos sueltos, incluso carpetas completas. Antes de confirmar muestra un análisis con lo que va a pasar con cada comprobante, y el PDF que acompañe a un XML se empareja y se guarda con él.
¿Puedo importar los CFDI que me emiten mis proveedores?
Sí, y es donde más rinde la importación. Un XML recibido, cargado al sistema, alimenta las cuentas por pagar y queda disponible para verificar más tarde si el comprobante sigue vigente. Es la única forma práctica de enterarse cuando un proveedor cancela una factura que tú ya dedujiste, en lugar de descubrirlo en un requerimiento.
¿Qué diferencia hay entre importar un CFDI y bajarlo del SAT?
Importar trae los archivos que ya tienes: los que te enviaron por correo o los que exportaste de otro sistema. La descarga masiva trae lo que existe a tu nombre ante el SAT, que casi nunca es lo mismo: incluye comprobantes que nadie te envió y refleja cancelaciones que no te avisaron. Lo normal es usar las dos, y que el sistema detecte los duplicados entre ambas.
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