Aquí no hay almacén, y eso engaña
Quien vende servicios suele pensar que necesita menos sistema: no hay inventario que cuadrar, no hay producción. Y es cierto — pero se le mueve el problema a otro lado.
En servicios recurrentes el dinero se pierde en tres puntos, y ninguno se ve hasta que ya pasó: contratos que se vencieron sin renovar, facturación que se retrasa y cobranza que nadie persigue.
La trampa fiscal del modelo: PPD
Es el punto donde más gente se cae, y por una razón simple de operación: en servicios casi todo se factura primero y se cobra después. Eso es el esquema PPD, y obliga a emitir un complemento de pago por cada cobro.
Lo que pasa en la práctica: el pago entra al banco, contabilidad lo aplica, todos contentos — y nadie emite el REP, porque el cobro se registra en un sistema y la facturación vive en otro. La omisión no avisa; se descubre en una revisión.
El otro error del sector: marcar la factura como PUE porque «así siempre se ha hecho», cuando en realidad se va a cobrar a 30 días. Cuando llega el pago ya no hay REP que emitir, y corregirlo obliga a cancelar y refacturar.
Y los anticipos, que aquí abundan
En proyectos es normal cobrar por adelantado. Pero no todo cobro adelantado es un anticipo fiscal: solo lo es cuando todavía no se conoce el servicio o el precio. Si ya sabes qué vas a entregar y en cuánto, es un cobro normal por adelantado.
Cuando sí es anticipo, hay que aplicarlo con el tipo de relación 07 al facturar el proyecto, o terminas declarando el ingreso dos veces.
Cómo lo resuelve Solvrax
- Contratos de servicio con vigencia, renovación y alertas antes del vencimiento.
- Facturación repetitiva sin recapturar: la factura del mes se genera a partir de la anterior, con folio y fecha nuevos, y solo ajustas lo que cambió.
- Complemento de pago automático: al registrar el cobro, el REP se arma con los documentos relacionados, la parcialidad y los saldos tomados de la cartera — no de memoria.
- Guardas que impiden el error: no deja cancelar una factura con REP vigente, y ordena la cancelación de complementos del más reciente al más antiguo.
- Anticipos como saldo del cliente, con su aplicación por relación 07 al facturar.
- Cobranza con antigüedad de saldos (0-30 / 31-60 / 61-90 / +90), estado de cuenta y recordatorios de pago por correo con el saldo incluido.
- Y el tablero al abrir sesión: facturado del mes, por cobrar y qué está por vencer.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar control de contratos que se renuevan?
Sí. Hay contratos de servicio con su vigencia y su renovación, y alertas para que un contrato no se venza sin que nadie se entere — que es la fuga de ingreso más silenciosa en este modelo.
¿Por qué me insisten tanto con el complemento de pago?
Porque en servicios recurrentes casi todo se cobra después de facturar, y eso es el esquema PPD. Cada cobro obliga a emitir su CFDI de pago. Es la obligación que más se incumple sin darse cuenta, porque el cobro entra al banco y nadie emite el complemento.
¿Cómo manejo un anticipo de un proyecto?
Si al recibirlo todavía no se conoce el alcance o el precio, es un anticipo: se emite su CFDI y al facturar el proyecto se aplica con el tipo de relación 07, para no declarar el ingreso dos veces. Si ya sabes qué y cuánto, no es anticipo sino un cobro adelantado normal.
¿Puedo facturar lo mismo cada mes sin recapturar?
Sí. Un documento se puede generar a partir de otro: copias la factura del mes anterior con todos sus conceptos y solo ajustas lo que cambió, con folio y fecha nuevos.
¿Puedo mandar recordatorios de pago?
Sí, desde la pantalla de cobranza, con el saldo del cliente incluido en el mensaje y a varios destinatarios. Hoy se envían cuando tú los disparas.