El día a día de una distribuidora
Compras a proveedores, guardas, vendes y cobras. Suena simple hasta que son tres almacenes, dos mil claves y ciento cincuenta clientes, cada uno con su condición de precio y su plazo de crédito.
Ahí el margen deja de estar en la venta y pasa a estar en el control: qué tienes, en cuánto lo tienes, a quién se lo vendiste y quién te está debiendo desde hace tres meses.
Lo que se rompe
- La existencia del sistema no coincide con el almacén. Casi siempre porque las salidas se registran después de que salió la mercancía, o no se registran.
- El costo real se pierde. Sin costo promedio actualizado en cada entrada, el margen que reportas es una estimación.
- Los precios viven en la cabeza del vendedor o en una hoja que cada quien tiene en su versión.
- La cobranza se descubre tarde. Nadie sabe cuánto está vencido hasta que alguien arma el reporte a fin de mes.
- Facturar es un cuello de botella cuando hay que capturar de nuevo lo que ya se surtió.
Lo que sí necesitas del sistema
- Existencias por almacén, no una bolsa
- Saber qué hay en cada punto, y poder moverlo entre almacenes dejando rastro.
- Costo promedio que se actualiza solo
- En cada entrada, para que el margen sea real y no un cálculo aparte.
- Que la factura salga del pedido
- Sin recapturar. La cotización se vuelve pedido, el pedido se surte y se factura.
- La cartera a la vista
- Cuánto te deben, desde cuándo y quién, sin esperar al cierre.
Cómo lo resuelve Solvrax
- Múltiples almacenes con movimientos y costo promedio ponderado que se recalcula en cada entrada.
- Lotes, series y caducidad (FEFO) con trazabilidad: a qué cliente se le entregó cada lote — lo que hace falta si hay que retirar producto.
- Alertas de mínimos para no enterarte de que se acabó cuando ya lo vendiste.
- Precios con historial por producto: qué precio se aplicó en cada operación, no solo el vigente.
- Embudo completo —cotización → pedido → remisión → factura— y cualquier documento se genera a partir de otro sin recapturar.
- Cuentas por cobrar con antigüedad de saldos (0-30 / 31-60 / 61-90 / +90) y estado de cuenta por cliente, más recordatorios de pago.
- Compras conectadas: la orden se recibe y entra sola al inventario, con su factura de proveedor y su cuenta por pagar.
- Importación desde Excel de clientes, proveedores y productos para no arrancar en cero.
Preguntas frecuentes
¿Puedo manejar precios distintos por cliente?
Sí. Los productos manejan precios con historial, así que cada cliente puede tener su condición y el sistema conserva qué precio se aplicó en cada operación, no solo el vigente hoy.
¿Cómo se controla el inventario en varios almacenes?
Cada almacén lleva sus existencias y sus movimientos, con costo promedio ponderado. Se ve la existencia por almacén y la consolidada, con alertas cuando un producto baja de su mínimo.
¿Sirve para productos con lote y caducidad?
Sí. Hay control de lotes y números de serie con salida por caducidad (FEFO), y trazabilidad para saber a qué cliente se le entregó cada lote, que es lo que se necesita cuando hay que retirar producto.
¿Puedo ver cuánto me deben y desde cuándo?
Sí. La cartera muestra la antigüedad de saldos agrupada por cliente en rangos de 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días, además del estado de cuenta por cliente.
¿Puedo importar mi catálogo de productos y clientes?
Sí, desde Excel. También se pueden cargar los CFDI que ya tienes para que la cartera y el histórico no arranquen vacíos.